Et af de mest brugte værktøjer på kontoret, når vi arbejder med regneark, er pivottabellen, som giver dig mulighed for at samle data på en ordnet måde og udføre beregninger hurtigt og effektivt. Med en pivottabel er det muligt at organisere data, anføre unikke værdier, oprette rapporter, filtrere data og analysere dem uden at skulle skrive komplicerede formler. De, der har arbejdet med Excel i lang tid, ved nok sandsynligvis allerede, hvordan man opretter en pivottabel på farten, men hvis vi er begynderbrugere, eller vi for nylig arbejder på et kontor, kan vi gendanne den nødvendige viden i denne vejledning, hvor vi viser dig, hvordan man opretter et pivottabel på Excel . Hvis vi i hjemmemiljøet foretrækker at bruge Google Sheets (regnearket, der tilbydes gratis af Google), viser vi dig i denne vejledning, hvordan du opretter en pivottabel på denne service, så du ikke nødvendigvis skal købe Microsoft Office til beregninger og tabeller, der er lavet i hjemme eller til uddannelsesmæssige formål.
LÆS OGSÅ: Sådan opretter du en pivottabel, og hvad den bruges til
Sådan laves en pivottabel på Excel
For at begynde oprettelsen af pivottabellen indsætter vi alle de data, vi skal bruge i et tomt regneark i Excel, eventuelt ved hjælp af separate kolonner og rækker for hver datagruppe (en liste over udgifter eller økonomiske indtægter for eksempel divideret med hver måned i året). For at tabellen skal være så præcis som muligt, tilføjer vi altid overskrifter øverst i søjlerne for at gøre oprettelsen af tabellen meget enkel.Efter indsættelse af data i cellerne vælger vi alle data ved at holde venstre museknap nede på emnet øverst til venstre og inkludere alle cellerne. Gå derefter til øverste menu Indsæt og klik på knappen PivotTable .
Et lille vindue åbnes, hvor vi kun skal bekræfte valg af celler, og hvor man kan gemme pivottabellen (hvad enten det er i det samme regneark eller i et andet). Når vi har vist dataene, klikker vi på OK for at generere pivottabellen; et sidevindue åbnes til højre, hvor vi bliver nødt til at vælge felterne i pivottabellen og vælge filtre, kolonner, rækker og værdier, der skal indsættes i tabellen. Det meste af tiden er det tilstrækkeligt at kontrollere de elementer, der findes i den øverste del af kompositionsvinduet for at se den allerede dannede pivottabel (og forudindstillet for at udgøre summen af alle kolonnerne).
Hvis dataene til tabellen er sorteret nok, behøver vi ikke engang at gribe ind i de andre felter i Kolonner og rækker, da de allerede er udfyldt korrekt (i tilfælde af problemer kan vi altid gribe ind for at ændre strukturen i pivottabellen, som vi opretter).
Hvis vi vil udføre subtraktioner, multiplikationer, opdelinger eller andre typer beregninger, skal du gå til afsnittet Værdier nederst til højre, klikke på et af de tilstedeværende elementer og vælge Værdi feltindstillinger, så vi kan vælge hvilken type beregning, der skal udføres.
Fra det samme vindue skal du klikke på Number format og vælge hvilket format der skal gives til dataene i tabellen (hvis vi foretager en beregning med euro, vælger vi Currency ).
På en lignende måde kan vi hurtigt generere pivottabeller ved at gå til Indsæt og klikke på knappen Pivot Tables anbefalet ; på denne måde vil Excel udføre de fleste af tilpasningerne, hvilket kun efterlader indsættelse af beregningsfelterne og ændringen af de indtastede værdier deri.
Sådan opretter du en pivottabel på Google Sheets
Selv på Google Sheets (eller Google Sheets) kan vi oprette pivottabeller på en ekstremt enkel og øjeblikkelig måde uden endda at skulle installere et program på vores pc (derfor kan vi bruge tjenesten på enhver computer, endda virksomheds).Lad os først gå til Google Sheets-siden, logge ind med en Google-konto i vores besiddelse (også Gmail-kontoen, YouTube eller den konto, der er oprettet til Google Play Store på en Android-smartphone er fint), og klik derefter på model identificeret som tom .
Når regnearket er åbent, indsætter vi vores data i rækkerne og kolonnerne og sørger for at oprette en overskrift for hver oprettede kolonne.
Vælg nu alle de data, der er indtastet med venstre museknap, og klik derefter på Data -> PivotTable for at starte oprettelsen af tabellen.
Et lille vindue åbnes, hvor vi bliver nødt til at vælge, om pivottabellen skal placeres i det samme regneark eller i et andet ark oprettet til lejligheden; Når du har foretaget dit valg, skal du klikke på Opret .
Tabelleditoren åbnes nu, hvor vi kun skal vælge de elementer, der skal indsættes: Klik derefter på knappen Tilføj ved siden af hver data for at udfylde pivottabellen med de data, vi er i besiddelse af. For det viste eksempel bliver vi nødt til at føje til rækkerfeltet hver måned, mens vi i feltet Værdier skal indtaste indtægter og udgifter (ved hjælp af Tilføj- tasten to gange).
Pivottabellen udfyldes helt automatisk med rækken af totaler og værdier, der allerede er udtrykt i Euro; hvis vi ønsker at bruge en anden matematisk funktion i stedet for summen, skal du bare handle på rullemenuerne under punkterne Summarize by .
Hvis vi ønsker at drage fordel af Google Sheets og de andre arbejdsværktøjer, som Google tilbyder, selv uden en internetforbindelse, fortsætter vi med at læse i vores Google Drive Offline- guide til at åbne dokumenter uden Internettet .
konklusioner
Som vi har set, er det virkelig meget enkelt at oprette en pivottabel på Excel og Google Sheets: dette forklarer, hvorfor de er blandt de mest anvendte beregningstabeller på kontorer og offentlig administration (men vi kan bruge dem uden problemer til nogen form for beregning, selv når vi er hjemme).Hvis vi ønsker at blive virkelige eksperter i at bruge Microsoft Excel, anbefaler vi, at du læser vores guider om, hvordan man foretager beregninger på Excel, og hvordan man bruger Excel-formler til at tælle tal og celler (COUNT og SUM).
Hvis vi på den anden side leder efter færdige modeller til at håndtere udgifter, økonomi og mere med Excel, inviterer vi dig til at læse artiklen om de bedste Excel-modeller, der kan downloades gratis for at styre udgifter, økonomi og meget mere .
