For nogen tid siden besluttede en Google-ingeniør at arbejde uafhængigt af et nyt e-mail-projekt efter at have bedt om hjælp fra en bruger, der klagede over at have brugt for meget tid på at lede efter meddelelser i e-mail-boksen. den 1. april 2004 næsten ved en tilfældighed og takket være et autonomt initiativ for nøjagtigt for 10 år siden blev Gmail født, som i dag er den mest anvendte online e-mail-service i verden. Selvom 15 år er gået siden fødslen af Gmail og mange flere siden fødslen af e-mail, er der mange mennesker, der fortsætter med at bruge e-mail og Gmail på den forkerte måde .
Her er 10 typer fejl, som vi alle har foretaget, men som i stedet bør undgås eller under alle omstændigheder minimeres til det maksimale.
1) Opret mange udkast
Når du trykker på knappen Skriv i Gmail, åbnes vinduet med meddelelsessammensætning.
Hvis du skriver noget og derefter trykker på luk-knappen gemmer du den meddelelse i kladderne.
Dette kan bruges til at have en slags notepad til at gemme opgavelister, men mere sandsynligt vil det blive fyldt med skrammel og delvise meddelelser, der aldrig er sendt.
Alle, der bruger Gmail, finder hundreder af tomme og ubrukelige beskeder, der skal slettes i Kladder.
2) Slet meddelelser for at holde din indbakke ren uden ulæste beskeder
En gang, når e-mails var begrænset med den disponible plads, var det fornuftigt at slette meddelelser, der ikke længere var nødvendige. Da der i dag er plads, og da meddelelser af enhver art ankommer hver dag, er det ikke praktisk at slette dem, men snarere organisere dem i mapper eller etiketter ved hjælp af filtre. Du kan filtrere e-mails, så de ikke vises i hovedafsnittet, eller du kan arkivere meddelelserne for at fjerne dem fra indbakken uden at slette dem.
LÆS OGSÅ: Bestil indbakken med filtre og aliaser i Gmail for at administrere de modtagne e-mails
3) Markér alt som 'læst'
Hvad angår det foregående punkt, i Gmail er det ikke praktisk at markere alt som læst for at bestille, du kan lade dem være ulæste, men organisere dem i forskellige mapper.
Fejlen er at markere meddelelser som læst og tænke, at vi vender tilbage til dem senere. Husk også, at kun meddelelser, der også modtages i indbakken, regnes som ulæste af underretningsprogrammer og mobilapplikationer, resten ignoreres.
Men hun er helt glemt.
4) At have for mange ulæste e-mails
Efter fra det foregående punkt er der en fejl, der er ulæste meddelelser i hovedpostkassen.
SE OGSÅ HVORDAN: Se kun ulæste beskeder i Gmail med hurtiglink
5) Send dig selv e-mail for at gemme filer eller noter .
Tidligere har jeg også brugt Gmail som et rum til at gemme dokumenter, filer eller vedhæftede filer ved at sende mig beskeder selv.
Gmail var den første e-mail-tjeneste, der leverede en enorm GB plads til filer gratis, så det var også normalt at bruge al denne plads (det siges for 10 år siden), som om det var et sky-drev.
I de senere år, med vægt på ægte skytjenester, skal denne arbejdsmetode undgås.
Det er bedre at have en app som Onenote eller Evernote eller Dropbox, Google Drive og Onedrive til større filer.
ponon skal du sende dig selv e-mails om dokumenter, links og vedhæftede filer, du vil gemme. Men nogle gange virker det bare lettere end at sende en e-mail, for da vil den altid være i din indbakke.
6) Overdriv med etiketter og mapper
Gmail understøtter indlejrede etiketter. Oprettelse af etiketter er nyttigt til at organisere e-mails, der ligner eller fra de samme afsendere. Det vigtige er, at de ikke er for mange, og at de alle vises på listen til højre uden at rulle, ellers kan vi glemme mange kategorier og mange modtagne meddelelser.
7) Lav en fejl mellem Besvar og Besvar alle
Undertiden rammer du knappen " Svar " i en gruppemeddelelse for at dele en tanke, der kun vil blive modtaget af den person, der sendte det sidste svar. Andre gange rammer du Svar på alle, når du faktisk ville skrive et privat svar.
For at undgå denne type fejl er der to meget vigtige og vigtige funktioner i Gmail:
- Brug annulleringsfunktionen for en forkert e-mail
- Sæt svar alle som standardopførsel på knappen Svar for hurtigt at sende e-mail til en gruppe af kontakter
8) Besvar e-mails uden at ændre emnet
E-mail-diskussioner ender ofte med at gå ud af emnet.
Hvis dette er vigtige e-mails, skal du, når du besvarer en e-mail, kontrollere, om det er passende at ændre emnet og ikke beholde den gamle fra den første e-mail.
9) At tro, at Gmail ikke kan bruges offline
Selvom du har mere begrænsede funktioner, kan du også åbne Gmail som et offline program, når du ikke har nogen internetforbindelse.
10) Brug ikke avancerede søgeoperatører
Målet med Gmail siden starten var at levere en e-mail-service, der var let at søge.
Af denne grund er søgningen i Gmail meget kraftig, bedre end nogen anden lignende tjeneste, kun fordi du har brug for at kende operatørerne og kommandoerne for at bruge den.
En anden artikel forklarer de mest nyttige avancerede søgeoperatører i Gmail .
LÆS OGSÅ: Den generelle guide til Gmail
