Digitale dokumenter, dvs. dem, der er oprettet med computeren, adskiller sig fra hinanden baseret på filformatet og det program, der bruges til at skrive dem. Når du gemmer et nyt tekstdokument med et program som Microsoft Word, kan du vælge mellem flere filformater.
Valget er vigtigt, fordi hvis dette dokument derefter sendes til en anden person, skal du være sikker på, at han eller hun kan åbne det med sit skriveprogram, som kan være Microsoft Word eller et andet.
Nedenfor ser vi de mest almindelige formater, der bruges af digitale dokumenter, dvs. de typer filer, der kan genereres og oprettes af en tekstbehandler, såsom Word, LibreOffice Writer, Google Docs eller andre.
Den samme type skelnen gælder også for regnearkfilformater som dem, der er oprettet med Excel og præsentationer som dem, der er oprettet med Powerpoint .
LÆS OGSÅ: Liste over alternative programmer til Microsoft Office
1) .DOCX .XLSX .PPTX
For tiden er .docx standardfilformatet for Microsoft Word, der introduceres startende med Office 2007-versionen.
På det tidspunkt, hvor det blev frigivet, skabte det mange problemer for dem, der brugte Office 2003 eller tidligere versioner af Word, som ikke kunne åbne docx-filerne uden at installere et ekstra plugin.
Jeg husker faktisk, at i 2008 var guiden til, hvordan man åbner Docx-filer med Office 2003, blevet den mest søgte artikel på denne blog.
Docx-formatet er meget forskelligt fra .doc-formatet, fordi det er en komprimeret arkivfil, der er baseret på XML (Extensible Markup Language) og zip-komprimeringsteknologier.
Faktisk kan du prøve at åbne en Cox-fil med programmer som 7Zip eller Winzip for at se, hvordan indholdet af mange xml-filer kan udvindes i en mappe.
Docx-filer, der komprimeres, er meget mindre end doc-filer.
Da det endvidere er et sæt xml-filer, i tilfælde af at docx-filen bliver beskadiget, er det stadig muligt at gendanne en del af dens indhold.
Det samme gælder filer, der er oprettet med Excel, .XLSX og med Powerpoint, .PPTX.
2) .DOC .XLS .PPT
.Doc er forgængeren for .docx-formatet, som stadig bruges i vid udstrækning i dag, selvom det ikke længere bør være standardstandarden for at gemme programmer som Word.
De nyeste versioner af Office og andre programmer såsom LibreOffice giver dig mulighed for at gemme filer i dette format, som derfor forbliver populært, og som beskytter mod enhver inkompatibilitet.
Lad os sige, at hvis du vil være sikker på, at den, der modtager et dokument, kan læse det uden problemer, så er det bedre at sende det i .DOC-format og ikke .DOCX.
3) .DOCM .XLSM .PPTM
DOCM-filen beskrives som et "makroaktiveret Word-dokument".
Formaterne med M er født med Office 2007 og inkluderer makroer eller automatismer.
Hvis du vil have makroen inde i dokumentet, regnearket eller præsentationen, skal du gemme den fil som DOCM, XLSM eller PPTM.
Hvis du modtager en sådan fil via e-mail, skal du aldrig åbne den, før du har kontrolleret den med en antivirus, fordi makroer kan indeholde meget stærke vira.
4) .DOTX .XLTX .POTX
"X" -formatet af Word-, Powerpoint- og Excel-dokumenter er et nyere filformat, der fungerer som en skabelon til at opretholde et ensartet udseende mellem forskellige dokumenter.
Grundlæggende, hvis du opretter et dokument, og du planlægger at have andre som det, kan du også gemme det i DOTX-format, så du derefter kan starte fra dette og skrive et andet med samme model.
5) .DOT .XLT .POT
Forgængeren til formater som dotx er en model for andre dokumenter skrevet med Office 2003.
6) .DOTM .XLTM .POTM
Ligesom X (dotx) -formater dukkede dette format ud med frigivelsen af Office 2007.
"M" i slutningen indikerer, at modellen understøtter makroaktivering.
Denne filtype bruges kun i forretningsmæssige sammenhænge.
7) .ODT .ODS .ODP
ODT står for OpenDocument Text og er standard open source-format til tekstdokumenter.
Dette betyder, at de fleste, hvis ikke alle, skriveprogrammerne (inklusive Microsoft Word) burde være i stand til at åbne dem.
Et dokument gemt i dette format med Office skal vises identisk i OpenOffice, i LibreOffice og i ethvert andet program.
Som den nyeste generation af Office-filformater er det baseret på XML.
ODS ODS (OpenDocument-regneark) svarer til en Excel-fil, mens ODP (OpenDocument-præsentation) af en Powerpoint-fil.
8) .ABW
ABW er formatet på en fil oprettet med AbiWord-programmet og kan ikke åbnes med Word.
9) .WPS
WPS-formatet er det af de filer, der blev oprettet med det gamle Microsoft Works-program, som indtil for et par år siden blev forinstalleret gratis på Windows-pc'er.
WPS-filer kan åbnes med Word eller LibreOffice uden problemer.
10) .RTF (Rich Text Format)
RTF er det universelle format af digitale dokumenter, det der kan åbnes med ethvert program.
En RTF-fil kan endda åbnes med Wordpad-programmet inkluderet i Windows og gratis, selvom en del af formateringen kan gå tabt.
RTF-formatet kan heller ikke indeholde MACRO (og er derfor også en sikker og altid virusfri fil).
11) XLSB (binært filformat Excel)
Dette er et Excel-format, der giver dig mulighed for at komprimere filer op til 75%
LÆS OGSÅ: 8 måder at downloade Microsoft Word gratis (alternativer)
