At arbejde og skrive med Word (eller tilsvarende programmer som LibreOffice Writer eller Google Docs) betyder at håndtere alle problemer og vanskeligheder ved tekstformatering. Det er let at skrive et dokument på computeren, men det er frustrerende, hvis du ikke kender det grundlæggende, at formatere teksten eller ændre den måde, den er præsenteret på, afsnit, sideskift, marginer osv.
alle har problemet med at se tomme sider midt i et dokument, ikke at være i stand til at opdele kapitlerne, at se, at udskrivningen er forskellig fra det, du ser på skærmen.
Du kan forbedre meget ved udarbejdelse af dokumenter med Microsoft Word og begrænse fejl så meget som muligt og uden at blive vild med at lære, hvordan tekstformatering fungerer i Word, og hvilke værktøjer der er tilgængelige til at kontrollere det .
Instruktionerne i denne artikel er baseret på Word 2010, men skal fungere med både tidligere og senere Word-versioner, medmindre andet er angivet.
LÆS OGSÅ: Brug Microsoft Word professionelt og hurtigt med 5 nyttige funktioner
1) De tre niveauer af formatering i Microsoft Word
Det første trick til formatering af et dokument i Word er at forstå, hvordan Word fortolker tekstformatering.
Det menneskelige sind mener, at et dokument består af ord, der danner sætninger, sætninger, der danner afsnit, afsnit, der udgør sider, og så videre.
For Word består imidlertid hvert dokument af tre grundlæggende niveauer:
- Sektioner : Hvert Word-dokument har en eller flere sektioner.
- Afsnit : Hver sektion har et eller flere afsnit.
- Tegn : Hvert afsnit har en eller flere tegn.
Word gør det tilsyneladende muligt at anvende formatering på et helt dokument eller specifikke sider i et dokument, men i virkeligheden anvendes alle regler altid på et af disse tre niveauer og ikke derfor på hele dokumentet.
2) Se de skjulte tegn
For at lære at formatere tekst i Microsoft Word og arbejde med stilarter skal du altid holde skjulte tegn synlige, i det mindste indtil du bliver så god at "se dem", selvom de ikke er synlige for øjet.
Klik på knappen med symbolet ¶ på hovedværktøjslinjen for at se de ikke-udskrivbare og skjulte tegn, der er symbolerne på et dokuments struktur.
Arket vil nu vises plettet med prikker på siderne og ¶ i slutningen af hver linje, der ender med en prik.
I Word er hver knap, du trykker på tastaturet, en karakter, men kun bogstaver, tal og tegnsætning ses.
Med valgmuligheden Vis skjulte tegn, kan du prøve at trykke på Enter, Tab og mellemrumstast for at forstå, at disse også fortolkes som tegn, der ikke kan udskrives.
Når du kopierer og indsætter i tekst, kopieres disse tegn også.
Det kan være lidt grimt at se alle de mærkelige tegn omkring teksten, men du skal vænne dig til at kontrollere formateringen.
Ved at trykke på knappen ¶ igen er det altid muligt at deaktivere de skjulte tegn.
Du kan kontrollere nøjagtigt hvilke tegn du skal se og skjule ved at gå til Filer -> Valg -> Skærm .
Det eneste, du ikke ser, er sektionsbrudene i dokumentet, der kun er synlige, når du skifter til udkastvisningen (menuvisning -> Struktur ).
3) Kontroller sektionerne
Sektionerne styrer hele flowet af dokumentet.
Alle Microsoft Word-dokumenter starter med et enkelt afsnit, der ændres, når følgende ændringer tilføjes:
- Der er indsat en manuel sektionsafbrydelse.
Du kan oprette et nyt afsnit manuelt ved at indsætte et sektionsskifte (i Word-menu Layout -> Breaks )
Der er to typer sektionsbrud, den ene, der bryder teksten på siden, den anden, der fortsætter med at skrive på den samme side, hvor pausen indsættes.
I Word findes der også de ulige og lige sider.
- Formateringen af specifikke sider ændres.
Husk, at Word ikke ser sider, kun sektioner.
Når du ændrer formateringen af en bestemt side eller række sider, opretter Word et nyt afsnit til dem ved automatisk at indsætte et sektionsskifte over og nedenfor.
Eventuelle formateringsændringer på sideniveau anvendes til hele sektionen.
Sektioner kan virkelig gøre dig skør, hvis du ikke rigtig forstår, hvordan du administrerer dem og hvad de er, især fordi du er nødt til at bruge designvisning til at administrere dem.
En typisk begynders fejl er at skifte til skrivning på en efterfølgende side uden at afbryde siden ved at trykke på Enter flere gange.
4) Brug afsnit
Afsnit er uden tvivl det vigtigste element i et Microsoft Word-dokument.
Succes med formatering af tekst afhænger alt sammen af at forstå, hvordan den fungerer.
Afsnittet er en sætning, der slutter med indpakning og derefter bruger. og tryk derefter på Enter.
I Word er et afsnit angivet med tegnet ¶
Paragrafmærket er en vigtig og speciel karakter, fordi det fortæller os alt om strukturen i teksten.
At se ¶ giver os mulighed for at undgå fejl, såsom at gå til næste side ved at trykke på Enter flere gange eller miste formatering i kopien og indsæt.
Dette skyldes, at symbolet ¶ ikke også kopieres.
For at skrive på Word er det vigtigt at se disse tegn og altid vide, hvor en sætning slutter.
5) Brug typografier til at organisere og anvende formatering
En stil er samlingen af formateringsoplysninger, der kan anvendes på et stykke tekst på en gang.
Stilarter er nyttige til at anvende den samme formatering i et dokument.
Word's Home-menu giver dig mulighed for at vælge fra nogle foruddefinerede stilarter, der er af to typer: afsnitstilarter og tegnetyper.
Hurtige stilarter er tilgængelige fra en rullemenu på hovedbjælken.
- Afsnitstilarter inkluderer formatering, der anvendes på et helt afsnit, (tabeller, linjeafstand, rammer og indrykk) og også tegnformatering (skrifttype, størrelse, farve).
Paragrafformater markeres med ¶-tegnet.
- Tegnstilarter indeholder kun information om formatering af valgte tegn inden for et afsnit.
Tegnformater inkluderer kun formatering af tegn, bogstaver og tal.
Hvis du anvender en tegnformat i et afsnit, tilsidesætter det afsnitstilen.
Du kan redigere eksisterende stilarter, men det er bedst at lade dem ligge, hvor de er, og oprette dine egne, hvis du vil have denne kontrol.
I de nye indstillinger for oprettelse af stil er det bedre at tilføje det til menuen til hurtigstiler, men ikke aktivere den automatiske opdateringsindstilling.
Det er bedre at bruge den samme stil automatisk til det følgende afsnit for at have et ensartet dokument.
For titler eller billedtekster er det bedre at bruge forskellige stilarter.
Alle det grundlæggende om stilarter i Word er fuldt ud forklaret i den italienske kontorvejledning på denne side.
6) Forbered dokumentet først
Der er intet mere frustrerende end at prøve at løse sektionsproblemer i Word eller løse et problem med typografierne i et færdiggjort dokument.
Den bedste måde at skrive på Word er at gøre det uden at bekymre sig om formatering og derefter, når det er færdigt, åbne et nyt dokument, forberede det ordentligt og kopiere teksten fra det gamle til det nye, indsætte det som uformateret tekst.
En anden artikel rapporterer et program til indsættelse af kopieret tekst uden formatering.
LÆS OGSÅ: Bliv god med regneark i 4 trin (Excel, LibreOffice og Google Drive)
