Tiden går, nye kommunikationssystemer fødes og dør, men den vigtigste i mere end et årti har altid været den samme, e-mails. I dag er forskellige tjenester til modtagelse af e-mails imidlertid forskellige mellem moderne og innovative, med muligheder for at organisere post på forskellige måder og gammeldags, identiske med dem for ti år siden, uden nogen forbedring.
LÆS OGSÅ: De bedste gratis e-mail-websteder, hvor du kan oprette en e-mail-adresse
Google Mail, kaldet Gmail, er naturligvis den mest magtfulde og fulde af e-mail-servicetjenester via internettet, derfor for dem, der har svært ved at administrere indgående e-mails, i denne artikel vil vi se nogle vigtige tricks, som du har brug for at vide for at forenkle styringen af nye modtagne e-mails .
Det er et spørgsmål om at etablere et automatiseret system, der skal rydde op for mailen, fordi du ved, hvis du overlader denne opgave til brugerens hånd, på trods af enhver indsats, vil du uundgåeligt ende med at miste krigen med uorden.
For at automatisere Gmail-indbakken, så du ikke behøver at bekymre dig om at miste vigtige e-mails og meddelelser, kan du følge disse 6 tip ved hjælp af de interne funktioner på google mail-webstedet.
Dette er et kompendium af den komplette guide til Gmail .
1) Brug filtre og etiketter til automatisk at administrere modtagelse af indgående meddelelser .
Jeg havde allerede talt om dette tidligere i en generel vejledningsartikel for at oprette e-mail-filtre på Yahoo Mail, Hotmail og andre mail-tjenester, herunder Gmail.
Det er vigtigt at vide, hvordan man opretter filtre i Gmail, for at oprette nye, hver gang du modtager en ny besked i din indbakke, som ikke automatisk katalogiseres.
Så hvis du har alle de modtagne meddelelser anført i kronologisk rækkefølge, men uden nogen differentiering, er det tid til at oprette filtre og etiketter til at sortere e-mailen i forskellige mapper i henhold til afsenderen, emnet eller andre kriterier.
Som etiketter flyttes meddelelser faktisk ikke fra den generelle liste over indbakke, men filtreres og adskilles blot i gruppen, hvilket gør dem lettere at finde og søge.
Etiketter vises på venstre side af siden i Gmail-menuen.
Når du modtager en ny e-mail-besked i din indbakke, der ikke har en etiket, skal du åbne den eller vælge den og derefter trykke på etiketknappen, den ved siden af knappen " Andet " for at oprette en ny.
Ideelt set skal en etiket anvendes på hver tilbagevendende meddelelse .
For eksempel anvendes en etiket til Facebook-underretninger, en anden etiket anvendes på Navigaweb-nyhedsbrev-e-mails, en anden til arbejdsmeddelelser og så videre.
Når du har oprettet den nye etiket til en meddelelse, skal du sikre dig, at alle de næste indkommende, der ligner den, automatisk mærkes på samme måde, åbn e-mailen, tryk på knappen " Andet " og i rullelisten, skal du klikke på " Filtrer meddelelser af denne type ".
På denne måde oprettes en regel automatisk og hurtigt, hvorved alle meddelelser fra den samme e-mail-adresse eller den oprettede etiket er tilknyttet.
Filtret kan ændres ved at vælge et andet kriterium, f.eks. Hvis det indeholder et specifikt ord i emnet, eller hvis det ikke indeholder det, eller hvis meddelelsen har en vedhæftet fil eller ej.
Klik derefter på " Opret filter med denne søgning " og vælg den endelige handling, som faktisk kan være at anvende på disse meddelelser på en allerede eksisterende eller ny valgt etiket.
I filteret kan du også vælge flere samtidige handlinger blandt de tilgængelige; f.eks. svar som standard, ignorere meddelelsen, marker den som allerede læst eller som vigtig.
F.eks. Rent informative e-mails, der ikke behøver at åbnes og læses, kan ignoreres og arkiveres, mens automatiske nyhedsbreve kan markeres som allerede læst og mærket for at finde dem, når det er nødvendigt.
Oprettelse af et standardsvar for alle meddelelser, der modtages i Gmail af en bestemt type, kan være det bedste træk for at lette arbejdsbyrden, når den bliver monoton eller for at lade afsenderen vide, at beskeden er modtaget og snart vil blive besvaret.
Efter oprettelse af filteret er det vigtigt at huske at sætte krydset på Anvend filterindstillingen også til de tilsvarende meddelelser for at sikre, at reglen er tilbagevirkende og også gælder for meddelelser, der allerede er modtaget i fortiden.
OPDATERING: E-mail på Gmail er nu organiseret i specielle faner og kategorier
2) Afsendelse eller modtagelse af vedhæftede filer på Gmail med Skydrive, Dropbox, Box og Google Drive er en fantastisk måde at forhindre vedhæftede filer i at optage for meget plads i Gmail.
Derudover kan du, uden at installere plugins, som det ses i nyhederne fra december, med Gmail sende vedhæftede filer op til 10 GB.
3) Konverter e-mails til kalenderaktiviteter
En af de mest interessante ting ved Gmail er dens integration med Google Tasts og Google Kalender.
Hvis du åbner en e-mail, kan du vælge at oprette en aktivitet, der er knyttet til den valgte meddelelse ved at klikke på menuen Mere øverst.
Desværre kan du ikke automatisere oprettelsen af planlagte aktiviteter baseret på e-mails, men du kan altid oprette et filter og give etiketten "mulige aktiviteter" til nye indgående meddelelser.
LÆS OGSÅ: Vejledning til Google Opgaver til at oprette lister over aktiviteter, begivenheder og online aftaler
4) Skil indgående meddelelser baseret på den modtagende e-mail-adresse .
Det er vigtigt at bemærke, at filteret i Gmail også kan bruges ved at skelne mellem indgående meddelelser baseret på den e-mail-adresse, som e-mailen blev sendt til.
Denne type filter er nyttig, for eksempel hvis du bruger Gmail som et sted, hvor du også kan modtage meddelelser fra andre postkasser.
Endnu bedre kan du bruge denne filterindstilling med Gmail-aliaser .
For en Gmail-adresse er der uendelige aliaser .
Hvis f.eks. E-mail-adressen var , er aliaserne
F.eks. Kan den angives som Facebook-adresse eller den kan gives som arbejdsadresse .
I andre artikler, andre tricks til at holde din indbakke ren og organiseret :
- Afmeld abonnement på automatiske nyhedsbreve og e-mails
- Automatiske filtre til sociale opdateringer, alarmer og nyhedsbreve
- Avanceret e-mail-søgeguide i Gmail
