En af de hyppigste forstyrrelser, når vi laver dokumenter med Office-pakken, er tabet af alt det arbejde, der er gjort indtil det øjeblik på grund af en pludselig strømafbrydelse eller en Windows-fejl, med en tvungen genstart. Disse scenarier er mindre og mindre hyppige, men vi kan beskytte det udførte arbejde ved at programmere Word, Excel og PowerPoint til automatisk at gemme dokumentet, mens vi stadig fremstiller det: ved at handle på denne måde, i værste fald, mister vi kun de sidste par øjeblikke før problemet eller blackout. I denne vejledning viser vi dig hvordan du aktiverer automatisk filbesparing på Word, Excel og PowerPoint for altid at beskytte det arbejde, der udføres på kontoret eller hjemme; hvis dette ikke er nok (vi risikerer filkorruption), viser vi dig også, hvordan du bruger filhistorikken til at være i stand til at gendanne en gammel revision af filen, så du altid kan starte på et godt tidspunkt og undgå at skulle starte igen.
LÆS OGSÅ -> Gendan beskadigede, korrupte eller mistede Word-dokumenter og Excel-filer
1) Automatisk gemning i Office 365
Hvis vi har en abonnementskopi af Office 365, er automatisk lagring tilgængelig ved at uploade filen direkte til OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online (for virksomheder): På denne måde synkroniserer de forskellige Office-programmer, der bruges, hver ændring, der er foretaget på filer (i intervaller på et par sekunder), så du aldrig behøver at bekymre dig om problemer. Først aktiverer vi derfor OneDrive-klienten på vores pc med Windows 10, på udkig efter dets ikon i nederste højre hjørne eller på udkig efter OneDrive- elementet i menuen Start.
Hvis vi har tidligere versioner af Windows eller bruger en Mac, downloader vi OneDrive.
Når den synkroniserede OneDrive-mappe er aktiveret, lad os gå til det Office-program, der skal bruges, begynde at skrive dokumentet ( nyt ) og derefter klikke på File -> Save øverst og vælge OneDrive -> Personal folder som sti. Filen gemmes straks i skyen, og i den øverste del af vinduet vil vi se knappen Auto gem vises.
I en anden artikel vejledningen til synkronisering af mapper i Onedrive.
Når knappen er aktiv, behøver vi ikke længere at bekymre os om at gemme med tidsintervaller, da alt synkroniseres med skyen (selvfølgelig skal der være en internetforbindelse). Hvis vi vil gendanne en gammel version af filen, skal du blot klikke på knappen, der er gemt i OneDrive øverst til højre og bruge menuen Vis alle versioner .
På denne måde kan vi automatisk gemme og gendanne om nødvendigt, selv i tilfælde af problemer med pc'en (vi kan altid fortsætte arbejdet på en anden pc, der er konfigureret med vores Office 365-konto).
Hvis vi ikke har Office 365 endnu, kan vi tilmelde dig et serviceabonnement herfra -> Køb Office 365.
En prøve på 1 måned er også tilgængelig for basispakken, så du kan evaluere alle fordelene ved at have et Office-abonnement i stedet for at købe hele pakken til offline produktion.
2) Automatisk besparelse på offlineversioner af Office
Hvis vi ikke har Office 365, men en gratis salgsversion (med den klassiske licens med ubestemt gyldighed), er den automatiske gemning på skyen ikke tilgængelig, men vi kan altid vedtage den automatiske gemning for offline filer .
I dette tilfælde bruger vi revisionssystemet integreret i Office, så vi kan gemme ændringer, som vi ikke gemmer manuelt med kortere intervaller (vi minder dig om, at du bare skal trykke på CTRL + B på tastaturet for straks at gemme de fremskridt, der er gjort).
For at aktivere automatisk besparelse på detailversioner af Office åbner vi ethvert dokument med Office-programmer, klikker på File øverst og går til Indstillinger -> Gem sti.
Fra dette vindue sørger vi for, at udvidelsen af de nyeste kontorfiler er angivet (for eksempel docx, xlsx osv.), Vi sætter afkrydsningsfeltet under elementet Gem automatisk gemme information hver, vi indstiller 1 minuts interval (det minimum, vi kan indstille) og vi aktiverer også elementet Hold den nyeste version automatisk gendannet, hvis den lukkes uden at gemme .
Informationen om automatisk gemme gemmes i den sti, der er angivet i feltet Autosave-filsti, som også kan være en mappe til enhver sky (hvis vi har synkroniseret OneDrive eller Google Drive, kan vi pege på ændringerne der og dermed have en kontinuerlig sikkerhedskopi).
Hvis du vil gendanne filer efter en mørklægning eller en systemfejl, skal du blot åbne Office igen og bruge filgendannelsesværktøjet, som trækker fra den sikkerhedskopi, vi konfigurerede tidligere. Desværre gemmer dette system kun de ændringer, der foretages hvert minut: hvis vi er meget hurtige i at skrive, kan et manglende minut sprænge en masse dokumenter på gendannelsestidspunktet.
3) Sådan bruges Windows Filhistorik
Hvis vi ønsker et ekstra backup-system, så vi også kan gendanne filer, der er beskadiget af fejl, pludselige genstarter eller malware, kan vi stole på redningssystemet kaldet File History, der findes på Windows 10 (men også på tidligere versioner af operativsystemet ).
For at aktivere Filhistorik på Windows skal du åbne Start-menuen nederst til venstre, søge efter indstillinger for sikkerhedskopi og åbne det første emne, der vises øverst; fra den nye menu indstiller vi et backup-drev (en USB-stick, en ekstern harddisk eller en hvilken som helst netværksressource) ved at klikke på Tilføj et drev .
Efter at have tilføjet sikkerhedskopi stien, klikker vi på Flere indstillinger, vælger hvert 10. minut i menuen Sikkerhedskopier filer og tilføjer endelig sikkerhedskopimappen (hvor vi gemte Office-filerne) ved at klikke på knappen Tilføj en mappe .
Systemet sikkerhedskopierer automatisk hvert 10. minut, så du altid har en kopi af vores Office-dokumenter på en separat disk. For at lære mere om sikkerhedskopieringssystemerne, inviterer vi dig til at læse guiden nedenfor.
LÆS OGSÅ -> Sikkerhedskopier brugermapper for at gemme personlige data i Windows
