Vi er nødt til at dele vigtige arbejdsdokumenter, men vi vil undgå, at ethvert indiskreet øje kan læse fortrolige data "> Ved at klikke på ikonet kan vi vælge en række elementer designet til at beskytte dokumentet tilstrækkeligt: For at forhindre åbning af filen skal du vælge Krypter med adgangskode, indtaste to gange det valgte kodeord og bekræfte på OK ; nu skal vi bare gemme filen (ved at trykke på tastaturet CTRL + B eller CTRL + S), lukke Office og kontrollere, at når vi åbner filen, bliver vi bedt om det valgte kodeord.
For at fjerne enhver adgangskode skal du blot åbne dokumentet, indtaste det hidtil anvendte kodeord, gå tilbage til Beskyt dokument og klikke på Krypter med kodeord igen, og sørg for at lade dette felt være tomt denne gang (slet bare prikkerne og tryk på OK ).
Proceduren er gyldig for ethvert Office-program: Word, Excel, PowerPoint og de andre programmer, der er indeholdt i arbejdspakken produceret af Microsoft.
Skift beskyttelse
Hvis vi på den anden side ønsker at beskytte vores Office-dokumenter mod ændringer, bliver vi nødt til at indstille niveauet for ændringer, der skal blokeres (i betragtning af at nogle dokumenter har tekstfelter eller nyttige kryds til udfyldning).
Vi åbner dokumentet, går tilbage til menuen Filer, og vælg Rediger ændringselementet i menuen Beskyt dokument . En ny sidefelt åbnes på dokumentet, hvorfra du kan beslutte, om du vil anvende begrænsninger i formatering eller begrænsninger for ændringer.
Med henblik på denne vejledning sætter vi et afkrydsningsfelt på Tillad kun denne type ændringer i dokumentet, og vælg et af de tilgængelige punkter i rullemenuen: Ingen ændringer (skrivebeskyttet), revisioner, kommentarer og udfyldning af formular .
Hvis vi er en del af et virksomhedsnetværk, og vi har andre brugere, der er registreret i det samme firmakontor, kan vi også begrænse ændringerne til en bestemt gruppe ved at vælge i feltet Undtagelser (valgfrit), der er berørt af begrænsningen til ændringerne.
For at bekræfte anvendelsen af beskyttelsen skal du klikke nedenfor på Ja, anvende beskyttelse ; der åbnes nu et vindue, hvori du kan indtaste det valgte beskyttelsesadgangskode (muligvis anderledes end det, der er indtastet for adgang), eller alternativt indtaste godkendelse ved hjælp af administratoroplysninger (kun den pc eller Windows-konto, som vi bruger i øjeblikket kan foretage ændringer).
Hvis vi bruger adgangskodegodkendelse, kan vi integrere adgangslåsen, der ses i det første kapitel, uden problemer.
Hvis vi i stedet bruger brugergodkendelse, bliver dokumentet øjeblikkeligt krypteret og kan kun ses af autoriserede brugere, som under alle omstændigheder ikke kan ændre det (kun vores konto er autoriseret til ændringer).
For at fjerne denne type beskyttelse skal du blot gentage alle trin, der allerede er set, fjerne markeringen på Tillad kun denne type ændringer i dokumentet .
Sådan beskyttes dokumenter på LibreOffice
Office er en meget dyre arbejds suite, der sælges af Microsoft for hundreder af euro, derfor vanskelig at købe fra almindelige brugere eller hjemmebrugere. Som et gyldigt alternativ kan vi altid bruge LibreOffice-pakken på vores computere, der er tilgængelig gratis.Lad os se sammen, hvordan man beskytter adgangen til dokumentet, og hvordan man forhindrer uautoriserede ændringer.
Åbningsbeskyttelse
For at beskytte de vigtigste dokumenter åbner vi LibreOffice, vælger det program, der skal startes, oprettes dokumentet, og klik, når du gemmer, øverst på File -> Save As .
I gem-vinduet vælger vi et navn på filen, stien hvor vi skal gemme den og sørger for at sætte et afkrydsningsfelt på Gem med adgangskode, og klik derefter på Gem i bunden.
Et yderligere vindue åbnes, hvor du kan indtaste det valgte kodeord to gange; Når du er klar, skal du blot klikke på OK for at gemme dokumentet. Fra nu af er det kun dem, der kender adgangskoden, som kan åbne filen og se dens indhold.
Skift beskyttelse
Hvis vi på den anden side ønskede at beskytte dokumentet mod uønskede ændringer, gentager vi trinnene set i det forrige kapitel, det vil sige, gå til Fil -> Gem som, sæt markeringen i Gem med adgangskode, og klik derefter på Gem i bunden. I det vindue, hvor åbningsadgangskoden skal indtastes, udvides vi valgmuligheden Indstillinger, vi markerer åbningsfilen Åbn fil, derefter indtaster vi en anden adgangskode end det sæt, der skal åbnes.
Vi klikker på OK for at bekræfte. Fra nu af vil vi være i stand til at åbne dokumentet som skrivebeskyttet uden at være i stand til at foretage ændringer (uanset om vi har beskyttet adgang til filen eller ej). For at foretage ændringer i det beskyttede dokument skal du klikke på menuen Rediger øverst, vælge elementet Modifikationstilstand og indtaste det valgte adgangskode for at beskytte ændringerne.
konklusioner
I denne vejledning har vi sammen set, hvordan man beskytter dokumenter, når man åbner, og hvordan man beskytter dokumenter mod ændringer, både hvis vi bruger Office, og hvis vi bruger den gratis LibreOffice-pakke.Alternativt kan vi beskytte en eller flere ved at anvende beskyttelse direkte på mapper, såvel som beskrevet i vores vejledning til, hvordan du beskytter filer og mapper med adgangskoder .
For at beskytte dokumenter mod ændringer involverer en anden metode (meget brugt) konvertering af Office-dokumentet til PDF, som beskrevet i vejledningen om, hvordan man beskytter en PDF-fil med en adgangskode for ikke at åbne eller redigere den .
