For at forstå, hvordan Microsoft Access fungerer, og hvad det er, skal du også forstå begrebet database. Access er et af hovedprogrammerne i Microsoft Office-pakken, derfor har dem, der har Word, Excel og Powerpoint, sikkert også Access, selvom de aldrig har brugt det.
Problemet med Access er, at når du åbner det, forstår du ikke, hvad du skal gøre.
Selvom Excel er ganske klart ved første øjekast, åbner Access i stedet tomt, og selvom du kan begynde at arbejde med en af de forudindstillede modeller, fortrænges du af dens mangfoldighed sammenlignet med anden Office-software.
Microsoft Access 2007 eller 2010 er ikke så svært, som det kan synes ved første øjekast, for nogle er det endnu lettere end Excel, kun at det skal bruges til et specifikt formål og kræver en forberedelse.
Oprettelse af en database betyder oprettelse af en datapost, det vil sige en række tabeller, måske knyttet sammen, som kan være en liste over mennesker, produkter, objekter, pengesummer osv.
Faktisk giver Access dig mulighed for at oprette dit eget personaliserede program til styring af disse data, indsætte dem hurtigt og være i stand til let at behandle, filtrere og studere dem.
Kan ikke forklare, hvordan Access bruges i en enkelt artikel; på dette program med uendelige muligheder er der skrevet mere eller mindre komplekse manualer.
Dette korte foreløbige indlæg er kun beregnet til at påpege, at med Access kan du også administrere borde på en restaurant, et hotelværelser eller endda udgifter til din virksomhed, de udstedte eller modtagne fakturaer, et biblioteks bøger, liste over cd'er og enhver anden type data.
At lære Access derhjemme kan i starten være et kedeligt job, men jeg kan forsikre dig om, at forståelse af Access kan give brede jobmuligheder (ikke mange mennesker er gode til Access) og kan lette enhver aktivitet på computeren.
Microsoft Access er et RDBMS ( Relational Database Management System ), det vil sige en relationel database, hvor dataene er knyttet sammen af afhængighedsrelationer .
Det er ikke ideelt til store databaser, der kræver forskellige programmer, men det er den nemmeste databasesoftware, gratis (i den forstand, at den er inkluderet i Excel Word og Powerpoint) og fungerer også godt med 10 samtidige brugere.
Den største forskel med Excel er, at du i Access-tabellerne skal indtaste rå data og ikke matematiske beregninger, som det sker i Excel.
Forsøg derefter at åbne Access fra Windows Start-menuen og oprette en ny tom database ved at give den et navn.
I Access skal strukturændringerne gemmes, men dataene gemmes automatisk, når de indtastes.
Den første ting at gøre er at oprette en tabel, et grundlæggende element, der fungerer som et normalt regneark, hvor det dog er vigtigt ikke så meget at indsætte dataene som at specificere kolonnerne.
Højreklik på du får adgang til tabelstrukturen, hvor du kan specificere egenskaberne for hvert felt.
Hver tabel skal have en primær nøgle, der kan være den normale tæller eller en anden inkrementel numerisk værdi, med duplikater ikke tilladt.
Planlægning kræver, at der oprettes så mange tabeller til, hvor mange forskellige elementer der er .
Hvis du f.eks. Vil organisere dit eget bibliotek med bøger, kan du oprette en tabel med titlerne, en for forfatterne, en for kategorierne og en med publikationsårene.
Adskillelse af de forskellige elementer og husk, at de kan forbindes, giver dig derefter mulighed for at oprette meget mere fleksible filtre eller forespørgsler.
Adgangstabeller kan kobles sammen ved at knytte værdierne i en kolonne sammen med værdierne i en anden tabel.
Du kan derefter oprette en generel tabel, der opsummerer forholdet mellem elementerne.
Den rigtige liste over bøger registrerer "Research" -værdierne for de andre tabeller, der linker til hver titel, en forfatter, året og den specifikke kategori.
Det er ikke fra tabelvisningen, at felterne skal udfyldes: I modsætning til Excel kan du oprette en maske, der bliver grænsefladen til det oprettede program.
En maske er et vindue designet på en personlig måde, hvor felterne, der skal udfyldes til en hurtig indsætning vises.
Når du vender tilbage til eksemplet med bøgerne, kan du oprette en maske til at indsætte en ny titel og derefter dens forfatter, året og kategorien, ved at vælge disse værdier fra listen, der allerede er oprettet, eller indsætte et nyt navn i andre tilsluttede masker).
Når du har oprettet nogle tabeller, kan du oprette forespørgsler eller filtre for at udtrække bestemte værdier fra de forskellige tabeller .
I Access er der en guide til oprettelse af forespørgsler, som ellers ville være vanskelige at forstå.
Rapporterne er statiske ark, hvor det er muligt at tegne summerne af de data, der er indsat i tabellerne, for at se grafer eller oversigtsider, der også kan offentliggøres på et websted.
Makroer og moduler er den mest komplekse del af Access, hvor det er muligt at indstille automatiseringer mellem værdierne for at gøre indsættelse endnu hurtigere, integrere Access med andre programmer og give større stivhed til databasen ved at indføre regler.
Hvad der er vigtigt at forstå om en Access-database er den måde, programmet tænker: Tabellerne er databasen, du skal oprette mange tabeller for hver type post, som derefter kan aggregeres sammen, filtreres med forespørgsler og indsættes med masker .
For at lære Access ville det være bedre at downloade et illustreret og interaktivt kursus.
Websteder som HTML.it har guider til at komme i gang med Access.
Den bedste og opdaterede onlineguide på italiensk om Access 2010 og Access 2007 er dog den på Microsoft-webstedet, der tilbyder en meget detaljeret generel oversigt.
