Microsoft Outlook er det mest anvendte og berømte program i verden til at administrere e-mail på din computer, selvom det er et program inkluderet i Office-pakken. Outlook er vigtigt i mange organisationer, ikke kun for dets åbenlyse e-mailadministrationsfunktioner, men også for dets kalender, opgaver og adressebogsfunktioner.
For virksomheder er bekvemmeligheden at forbinde Outlook til en Exchange-server, så alle kan dele den samme adressebog og kalendere og blive et fremragende værktøj til samarbejde på virksomhedsniveau.
Til hjemmebrug bruges Outlook hovedsageligt til at downloade mail til din pc og gemme den uden for internettet, men selvom de fleste bestemt ikke bruger en Exchange-server derhjemme og ved sandsynligvis ikke engang, hvad det er træk, Outlook-funktioner gør det til et kraftfuldt aktivitetsstyringsværktøj også til personlig og ikke-professionel brug, til at læse e-mails, følge aftaler, organisere adressebøger og meget mere.
I denne vejledning laver vi et kortfattet og koncentreret kursus om, hvordan man bruger Microsoft Outlook (tager sin seneste version, Outlook 2013 ) til at lære dens hovedfunktioner og konfigurere den med hver e-mail-konto .
Enhver, der har Microsoft Office-programmer (Word, Excel, Powerpoint osv.) Har også Outlook på computeren og kan åbne det for en første adgang.
Som produkt af Office-serien finder du en velkendt grænseflade, der ligner en smule Word, selvom den tjener en helt anden ting.
Standardvisningen til Outlook er indbakken, øverst er der båndbåndet, skjult for at spare plads på skærmen.
For hurtigt at se og skjule båndet skal du bare trykke på CTRL - F1 tasterne.
Du kan låse søjlen ved at trykke på det trykstykke, der tjener til at løse det og ikke skjule det længere.
Båndbåndet gør det meget let at finde knapperne til at aktivere funktionerne og bruge programværktøjerne.
Fanen Hjem har forskellige knapper afhængigt af tilstanden og den skærm, du er på.
På hovedskærmen er der indstillinger for mail.
Langs den venstre kant af Outlook er der mapper, mens i bunden af dette panel er Outlook-tilstande: Indbakke, Kalender, Personer, Opgaver og så videre.
Ved at klikke på pilen øverst på navigationspanelet udvides den i ruden for at se mappestrukturen for e-mail-kontoen.
Klik på de tre prikker for at få adgang til yderligere Outlook-tilstande: Outlook-noter, mapper og genveje.
Fra "Navigationsindstillinger" kan du ændre rækkefølgen, i hvilken de forskellige elementer vises, og deaktivere kompakt navigation, hvis du bruger en stor skærm.
Fanen Send / modtag angår specifikt indbakkefunktionerne, men vises også i andre tilstande (kalender, opgaver osv.), Selvom de ikke har den samme funktionalitet.
Afhængig af den type mail-protokol, du bruger (IMAP eller POP), kan du muligvis eller ikke muligvis downloade kun beskedoverskrifterne, markere eller fravælge meddelelser, der skal downloades, og andre funktioner (som kun er tilgængelige med IMAP-protokol, anbefales altid)
Mappefanen giver dig mulighed for at administrere mapperne i din mailkonto, oprette nye, vælge reglerne for automatisk arkivering af gamle mails og andre egenskaber.
I kalendertilstand er der ingen mapper, så fra denne menu kan kalendere kopieres eller flyttes.
Mappenes struktur er vigtig for at administrere e-mailen og holde den ryddig, ikke at gå glip af vigtige meddelelser og finde posten lettere.
I en anden artikel så vi, hvordan man opretter regler og mailfiltre på Microsoft Outlook for at organisere mail i mapper .
Skærmindstillingerne indeholder de vigtige funktioner til at skjule eller vise nogle oplysninger og elementer i Outlook-grænsefladen, blandt hvilke der også er påmindelser .
I kalendertilstand er det muligt at ændre den måde, du ser dagene på, med månedlig, ugentlig eller daglig visning og farve.
Indstillingerne i båndbåndet, som nævnt ovenfor, ændres afhængigt af hvor du befinder dig.
Hvis du skriver en ny mail, finder du alle knapperne til formatering af tekst, til tilføjelse af vedhæftede filer, billeder, etiketter osv.
Fanen Indsæt findes i alle sektioner i Outlook og giver dig mulighed for at ændre indholdet af meddelelser, aktiviteter, kalenderbegivenheder.
I tilfælde af e-mails er der en knap til indstillingerne, hvor valg af tema, farver, skrifttyper og effekter findes, CCN (kulstofkopi skjult til at blive brugt til at skjule modtagerne af e-mailen) og anmodningen om bekræftelse af læser e-mailen.
Fanen Revision indeholder de automatiske stave- og grammatikkorrektionsfunktioner, der er nyttige til ikke at lave fejl, når du skriver e-mails.
Du kan også oversætte sendte meddelelser til andre sprog.
Lad os nu gå videre til at oprette en e-mail-konto, der kan være automatisk eller manuel
Første gang du starter Outlook, bliver du bedt om at oprette en konto, som du også kan springe oprindeligt over og tilføje senere.
Faktisk kan du bruge Outlook uden en konto i kalender-, opgaver- og notatilstandene.
Da det imidlertid er et program, der primært er designet til styring af e-mail, er det værd at tilføje en konto med det samme ved at prøve den automatiske konfiguration, hvor du bare har brug for at indtaste det brugernavn og den adgangskode, du bruger til at få adgang til din indbakke.
Hvis den automatiske konfiguration ikke fungerer (den fungerer bestemt med Hotmail- og Outlook.com-adresser, men det siges ikke at arbejde med andre leverandører), skal du fortsætte med den manuelle konfiguration .
For at tilføje en konto til Outlook skal du gå til fanen Fil i båndet og følge den manuelle indstillingsprocedure.
I manuel konfiguration er det første valg at bruge en POP- eller IMAP-konto (eller en Exchange-konto, hvis du opsætter Outlook på et kontor)
Vi har allerede i en anden artikel set forskellene mellem IMAP og POP, der syntetisk er:
- POP eller Post Office Protocol er den ældste protokol, der bruges til at downloade mail til computeren.
- I stedet giver IMAP dig mulighed for at kopiere mappestrukturen på webmailen og synkronisere meddelelserne uden at få dem til at forsvinde fra mailserveren, med muligheder for kun at downloade meddelelsesoverskrifterne uden at udfylde computeren med tusinder af e-mails og vedhæftede filer.
Hvis det er muligt, skal du altid vælge IMAP.
Du kan henvise til guiden om, hvordan du tilføjer en Yahoo Mail-konto til Outlook ved at ændre parametrene i henhold til din mailudbyder.
I en anden artikel forklarede jeg også trin for trin, hvordan man konfigurerer Microsoft Outlook med GMail til at modtage og sende mail fra pc'en.
I Outlook kan du tilføje og administrere så mange e-mail-konti, som du ønsker.
Hvis du bruger flere e-mail-konti, såsom en personlig og en til arbejde, kan en e-mail-klient som Outlook virkelig gøre en forskel og giver dig mulighed for at forbinde kalenderaftaler og opgaver for at styre dit liv på en måde komplet.
Når du har tilføjet to konti, kan du vælge den konto, du vil konfigurere, fra rullelisten øverst på siden Kontooplysninger på fanen Fil .
Fra " Kontoindstillinger " kan du oprette en ny konto, reparere en allerede tilføjet en, fjerne dem, indstille din foretrukne og ændre andre indstillinger.
Adresseboghåndtering og tilføjelse af kontakter i Outlook
For at administrere dine adressebogskontakter skal du åbne People-tilstand fra fanen Hjem og tilføje adresser og andre detaljer fra hovedgrænsefladen.
Næsten helt sikkert vil det dog være nødvendigt at importere adressebogen fra Google, Yahoo eller enhver anden konto, du bruger.
Du bliver derefter nødt til at eksportere kontakterne fra den adressebog og derefter importere dem til Outlook.
Normalt ville dette være et let job, hvis det ikke var for hver konto, der bruger sine egne formater, og der kunne være komplikationer.
Den nemmeste måde er at synkronisere din adressebog mellem Gmail og Outlook og importere dine kontakter.
Ellers skal du bruge vCards, som forklaret i vejledningen til, hvordan du importerer vCard-filer (vcf) til Windows-kontakter og i Microsoft Outlook.
For at udforske mere avancerede funktioner i Microsoft Outlook, vi har set, i andre artikler:
- Hvis du har flere computere, hvorfra du kan høre e-mail, men du ikke kan bruge en Exchange-server, har vi i en anden artikel set, hvordan man synkroniserer Microsoft Outlook på flere computere .
- Deaktiver svar på alle og videresend e-mail på meddelelser sendt med Outlook
- Forsæt en e-mail for en planlagt afsendelse
- Sådan udsættes en e-mail for en planlagt afsendelse
Endelig, hvis du ikke har Outlook, og du leder efter et lignende gratis program, kan du se på listen over de bedste alternative e-mail-klienter til Microsoft Outlook for at læse mail fra din pc
