De, der bruger Microsoft Outlook som e-mail- klient, kan organisere e-mail-beskeder i forskellige mapper i henhold til typen af e-mail, afhængigt af afsenderen eller datoen. Når du modtager adskillige e-mails er det vigtigt at organisere dem i forskellige mapper, men det er lige så vigtigt, at denne distribution er automatisk, så du ved altid i hvilken kategori du skal kigge efter bestemte typer meddelelser.
I web.mail-tjenester såsom Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail og andre er det muligt at oprette automatiske filtre til e-mail i henhold til visse regler.
På Microsoft Outlook-programmet er det også muligt at oprette filtre og regler for at automatisere organiseringen af indgående mails i specifikke mapper .
Den beskrevne proces gælder for alle typer e-mail-regler i Outlook.
Hvis du f.eks. Abonnerer på nyhedsbrevet for at modtage Navigaweb-artikler via e-mail (fra tilmeldingsformularen til højre), ønsker du måske e-mails fra " pom-heyweb " i en bestemt mappe, måske kaldet " computernyheder ".
1) Gå til fanen Værktøjer, og vælg indstillingen Regler og advarsler .
2) I afsnittet E-mail-regler skal du trykke på den nye regelknap (eller Skift regel, hvis du ændrer en eksisterende).
3) Under sektionen Organiser skal du vælge det grundlæggende krav (i dette tilfælde kan det være, flyt meddelelser fra en bestemt bruger til en mappe ).
4) I den nederste del af vinduet er der et afsnit " Trin 2 " med sætningen Anvend reglen, når en meddelelse sendt af ... ankommer .
I denne sætning skal du klikke på de forskellige links skrevet i blåt og ændre indstillingerne efter dine behov.
Klik derefter på " brugere " og angiv de e-mail-adresser, der skal bruges som et filter (i vores eksempel, den navigaweb.net-adresse, som artiklene modtages med).
Listen viser kun de personer, der er føjet til adressebogen, derfor skal du sørge for, at du har føjet e-mail-adressen til kontakterne, før du vælger den.
Klik derefter på " flyt meddelelsen til den valgte mappe " og vælg den mappe, hvor de automatisk filtrerede e-mails skal findes.
I dette tilfælde kan du oprette en ny mappe fra markeringsvinduet.
5) Klik på Næste og finjuster eventuelt reglen ved at tilføje andre parametre.
F.eks. Inkluderer kun meddelelser med nogle specifikke ord i emnet.
6) Næste og angiv eventuelle undtagelser fra reglen.
7) Giv det automatiserede filter et navn, og klik på Udfør .
Først kan det dog være praktisk at sætte krydset i indstillingen, der gælder for meddelelser, der allerede er til stede og på aktiv regel .
Dette sikrer, at nye og tidligere meddelelser, der opfylder reglen, flyttes til den tilsvarende mappe .
Hvis du vil forkorte processen, hvis du ikke har brug for en mere detaljeret regel, kan du gøre det samme hurtigere ved at klikke på en meddelelse fra indbakken og vælge Opret regel .
Dette gør det meget nemmere at vælge betingelser og konfigurere et filter, der automatisk flytter beskeder til specifikke Outlook-mapper.
