Hvor mange gange har vi været nødt til manuelt at udfylde bogstaver, etiketter eller invitationer med forskellige oplysninger om hver af dem: dybest set er vi nødt til at gentage bogstavet eller etiketten skabelonen på hele arket (faste data) og udfylde hvert med forskellige data, der skal indtastes (fleksible data). Denne operation kan være meget kedelig og gentagen, men heldigvis giver de programmer, der bruges til skrivning og styring af data, os en god hånd med mail-fletningen, som giver os mulighed for at replikere fleksible data inden for modeller oprettet med faste data, for at generere i et felt alle billetter, breve eller etiketter med alle de nødvendige data. Vi ser i denne vejledning, hvordan man smelter e-mails på Word, Excel og LibreOffice, så du fra tid til anden kan vælge det bedste program til at gøre dette på vores computer.
LÆS OGSÅ: Mailfusion i Gmail for at sende personlige e-mails til flere kontakter
Sådan gør du e-mails
Hvis vi er nødt til at oprette talrige udskrifter med faste data og fleksible data, skal du bare læse de følgende kapitler for at være i stand til at nå målet uden at skulle manuelt skrive alle dataene, hvilket i betydelig grad fremskynder udskrivning af breve, billetter, labels osv.Sådan sammensættes mail med Word og Excel
For at oprette en mail-fusion begynder vi at skrive den faste del af vores dokument på Word: vi kan få hjælp til at realisere de modeller, der tilbydes af Office-programmet, for at have en base, hvorfra man skal starte.
Når den "faste" del er afsluttet, skal vi angive fletteudskrivninger på dokumentet, dvs. de dele, der skal udfyldes med fleksible data. Klik på toppen i menuen Bogstaver, og klik derefter på Start Mail Merge -> Mail Merge Wizard .
En sidebjælke åbner til højre for dokumentet, hvor vi vil blive guidet i oprettelsen af mailsammenlægningen: vi vælger den type udskrivning, der skal laves ( bogstaver, e-mails, konvolutter, etiketter eller liste ), vi trykker ned på Næste, vi vælger Brug dokumentet nuværende eller Skift layout af dokumentet (programmet genererer felterne, der skal udfyldes af sig selv), tryk igen på Næste og vælg Opret en ny liste i det næste afsnit for at generere fleksible data.
For nemheds skyld kan vi også bruge Excel, meget mere velegnet til generering af data til mail-fusion; Når vi forlader Word-dokumentet suspenderet et øjeblik, åbner vi Excel og begynder at indsætte de data, der skal bruges til mail-fletning, i de forskellige rækker og kolonner.
Til formålet kan vi også oprette en enkel tabel for at gøre alt så ryddigt som muligt og lette opgaven, når der er kommet tilbage i Word.
Når Excel-dokumentet med fleksible data er oprettet og regnearket er gemt, lad os gå tilbage til Word-dokumentet og lad os i sidebjælken gå til dataudvælgelsesafsnittet, så vi kan trykke på knappen Gennemse .
Et vindue åbnes, hvor vi blot skal vælge det tidligere oprettede Excel-dokument; derefter spørger programmet os, om vi vil bruge den nuværende tabel, eller om vi manuelt vil vælge de data, der skal bruges.
På denne måde opretter vi modtagere af e-mail-fusionen, som vises i det dedikerede vindue.
Alt, hvad vi skal gøre, er at kontrollere dataindtastningen og til sidst klikke på OK .
For at konkludere, bliver vi nødt til at klikke på Næste i linjen til højre, vælge arrangementet af de etiketter, der genereres af dataene (vær omhyggelig med at få dem til at falde sammen med den del, vi vil udfyldes af de fleksible data!), Tryk igen på Næste, kontroller konvolutterne en efter en, bogstaverne eller etiketterne genereret af Word og udskrives til sidst på den sidste skærm med Print- tasten (efter at have trykket for sidste gang på Next ).
Hvis vi ikke er tilfredse med resultatet, kan vi også redigere de individuelle etiketter, bogstaver eller konvolutter, der er oprettet ved hjælp af knappen Rediger individuelle etiketter, der findes i den sidste skærm i guiden.
Sådan sammensættes mail på LibreOffice
Hvis vi ikke har mulighed for at bruge Microsoft Office på vores computer, kan vi altid installere den gratis LibreOffice-pakke, som vi kan udføre e-mail-fletning (kaldet her seriel udskrivning).Vi åbner LibreOffice Calc-programmet og indsætter alle de fleksible data, der skal bruges i den efterfølgende serieudskrivning, og sørger for at bestille dem i en tabel.
Gem regnearket, og åbn LibreOffice Writer-programmet, start med at skrive eller oprette den faste model, der skal bruges til mail-fusionen, åbn derefter menuen Funktioner og klik på emnet Print guiden i serie .
Fra denne skærm kan vi vælge, om vi vil starte fra det allerede åbne dokument eller uploade et andet dokument eller en model downloadet fra Internettet ; Når du først har truffet dit valg, skal du trykke på Næste, vælge, om du vil oprette et brev eller en e-mail, og tryk igen på Næste for at finde dig selv på det vigtigste skærmbillede, hvor du kan indtaste adresseblokken.
Klik nu på Vælg adresseliste, og klik på Tilføj i det nye vindue for at kunne tilføje det regneark, der tidligere er oprettet med Calc (specifikt pivottabellen oprettet for at sortere dataene).
Når de fleksible data er indlæst, skal du trykke på Andet for at vælge dataformat og derefter vælge Kombiner felter for at være i stand til at vælge hvilke data, der skal bruges i det valgte format.
Nu trykker vi på OK, vi tjekker, om alle de genererede dokumenter har de data, vi har uploadet, så trykker vi igen på Next, vi vælger den mest passende form for hilsen, vi trykker igen på Next og vi justerer layoutet af dataene i dokumentet, så vi kan få vist det endelige resultat.
Vi vender tilbage til Writer-dokumentet, denne gang opdelt i så mange dokumenter, som der er udskrivning (vi ser en ny værktøjslinje vises øverst). For at starte udskrivningsprocessen skal du blot trykke på ikonet Udskriv sammensatte dokumenter .
konklusioner
Mailfusionen kan være meget nyttig på kontoret, når vi skal sende et enkelt dokument til flere personer, og vi er faktisk kun nødt til at ændre velkomstbeskeden, overskriften og de endelige hilsener på hver enkelt. Det kan også være meget nyttigt i hjemmet til at lave bryllupsinvitationer, specielle invitationer eller personlige billetter til hver gæst: ved at følge de trin, vi har illustreret, vil vi være i stand til at udskrive fletning ved hjælp af både Word og Excel (tilgængelig som betalte programmer) og LibreOffice (tilgængelig fri).Vi ved ikke, hvordan man opretter etiketter på Word "> Sådan opretter du etiketter med Word.
Hvis vi i stedet skal lave en faktura ved hjælp af Excel, inviterer vi dig til at læse vores artikel Sådan opretter du en faktura med Excel fra bunden, enkel og personlig .
Som en sidste læsning anbefaler vi dig at tage et kig på Sådan udskrives visitkort med Word eller LibreOffice, virkelig nyttigt, hvis vi har brug for adskillige visitkort med faste data.
