I et kontorjob kan det ske, at du er nødt til at administrere data (månedlige indtægter og udgifter, arbejdsrapporter osv.), Og derfor er du nødt til at administrere en stor mængde tal, hvorfra du kan udpakke en kolonne med beregningerne udført helt automatisk. Der er en måde at fremskynde arbejdet på, og det kaldes en pivottabel : takket være denne funktionalitet vil vi være i stand til at fremskynde beregningerne ved at indsætte dem i en præcis og programmeret tabel, hvor vi kun skal sørge for, at vi indtaster dataene korrekt (regnearket gør det resten ved automatisk at anvende de krævede formler på rækker og kolonner, der indeholder tal). Hvis vi ikke ved, hvordan man opretter en pivottabel, viser vi i denne vejledning de trin, der skal udføres både på Microsoft Excel (inkluderet i Office) og på LibreOffice ; i sidstnævnte tilfælde kan vi oprette pivottabeller uden at bruge noget på køb af en licens.
LÆS OGSÅ -> Sådan opretter du en tabel på Excel
Før vi fortsætter er det vigtigt at påpege, at for at pivottabellen kan oprettes uden problemer, skal vi indsætte dataene i regnearket på en præcis og nøje måde : overskrifterne skal være til stede øverst i hver søjle og række, de må ikke tomme linjer skal være til stede, og de indtastede data skal være så homogene som muligt (for eksempel i en beregningskolonne skal vi kun indsætte cifre, hvis vi ønsker, at tabellen skal fungere). Ved at følge disse enkle regler bliver det virkelig let og hurtigt at oprette en pivottabel med Microsoft Excel.
Sådan oprettes en pivottabel på Microsoft Excel
Excel er uden tvivl et af de mest anvendte programmer til oprettelse af pivottabeller. Hvis vi har Office-pakken installeret på vores system, åbner vi Start-menuen nederst til venstre og skriver på Excel-tastaturet, så vi kan åbne programmet.
Når det er startet, klikker vi på Tom arbejdsbog for at åbne et nyt regneark. Nu kan vi indtaste de data, vi er nødt til at behandle i de forskellige felter, og sørge for at arrangere dem i rækkefølge efter søjle og for række (og dermed lette arbejdet, når du opretter tabellen).
Når alle data er indtastet, skal du vælge dem ved at trække musen (holde den første celle trykket øverst til venstre og flytte musen) og derefter klikke på Indsæt- menuen øverst og bekræfte på PivotTable- knappen, der findes øverst til venstre.
Et åbningsvindue åbnes for at bekræfte de allerede valgte intervaller og vælge, hvor den endelige rapport skal genereres; i de fleste tilfælde skal du blot klikke på OK uden at berøre noget andet. Dataene forsvinder for at gøre plads for en advarsel og en sidebjælke til højre.
For at begynde at komponere tabellen skal du klikke på boksene, der findes lige under søgelinjen for at aktivere de forskellige felter (som vil svare til navnene på de kolonner, der er indsat som en header), og derefter sortere dem ved at trække den ind i sektorerne under overskriften Træk felterne til områdene nedenfor .
Grundlæggende summerer programmet automatisk de indtastede numeriske felter, men hvis vi ønskede at ændre formlen eller den matematiske operation, der skal anvendes, skal du blot gå til nederst til højre i feltet Værdier, klikke på et af de tilgængelige numeriske felter (i vores tilfælde vil vi bruge Indtastningsfelt ) og vælg punktet Indstillinger for værdiindstillinger. Fra dette vindue kan vi vælge den matematiske operation, der skal anvendes på alle de data, der er indtastet i tabellen: vi kan udføre gennemsnittet, indsætte en maksimums- og minimumsværdi, trække osv.
Når konfigurationen er afsluttet, skal du blot klikke på OK ; hvis vi har gjort alle trinene godt, ser vi en pivottabel med alle data og en ny række med de automatisk anvendte summer vises i regnearket (alternativt kan vi også finde resultatet af den formel, vi har valgt at anvende).
For at ændre andre indstillinger i den nyligt oprettede pivottabel skal du bare højreklikke hvor som helst i tabellen og vælge emnet Pivot-tabelindstillinger .
Sådan oprettes en pivottabel på LibreOffice Calc
Vi vil oprette en pivottabel derhjemme, men vi har ikke en licens til Microsoft Office "> LibreOffice, som har et godt regneark inde i suiten.
Hvis vi ikke allerede har gjort det, skal du hente LibreOffice-installationsprogrammet til vores pc (denne pakke er tilgængelig til både Windows og Mac, såvel som at den er integreret i langt de fleste GNU / Linux-distributioner). Når den er downloadet, skal du installere den uden frygt, da installationen fortsætter uden særlige vanskeligheder eller underlige vinduer at overveje (vi kan også altid trykke på Næste for at fremskynde operationen). Installeret pakken på Windows, vi klikker på nederst til venstre i Start-menuen og skriver Calc, så vi kan åbne det relevante søgeresultat, dvs. LibreOffice Calc .
Vi befinder os foran et fuldblæst regneark: Derfor begynder vi at indsætte de data, der udgør vores pivottabel, som allerede er set i den del, der vedrører Excel. I slutningen af dataindtastningen vælger vi alle felter med numeriske værdier og overskrifter (ved at trække musen for at oprette et valg) og klikke på knappen Indsæt pivottabel øverst, der findes på funktionslinjen.
Et bekræftelsesvindue vises: vi klikker på OK, så videre Vis det nye vindue til pivottabelindstillinger.
I vinduet flytter vi de tilgængelige felter til højre (i vores tilfælde Måned, indkomst og udgift ) i en af sektorerne i midten eller til venstre, især indsætter vi felterne, der indeholder numre i sektoren Datafelter og felterne, der indeholder navne eller krav i sektoren Rækkefelter eller kolonnefelter . Når vi er klar, klikker vi på OK for at generere pivottabellen.
Grundlæggende giver programmet dig mulighed for at foretage summen, men hvis vi ønskede at ændre den matematiske operation, der skal udføres, skal vi klikke på knappen Funktioner, der findes på den tynde bjælke, der vises på højre side af programmet.
Vi kan straks bruge dem, der allerede er angivet inde eller klikke på rullemenuen, der for nylig blev brugt, og vælge Alle eller en af de kategorier af funktioner, der er integreret i Calc.
LÆS OGSÅ -> Sådan opretter du en tabel om Word
