At administrere en e-mail-kasse på en ordnet måde betyder to grundlæggende ting: at rydde og altid holde sektionen med ulæste meddelelser tom og organisere din indbakke gennem filtre og etiketter. Mens vi allerede har set flere guider til at organisere e-mails, herunder den, der bestiller indbakken med filtre og aliaser i Gmail, ser vi her den bedste måde at nulstille indbakke hurtigt uden nødvendigvis at skulle læse enhver modtaget meddelelse i Gmail og uden at slette noget.
Tricket til altid at holde indgående e-mail med Gmail til nul (men gælder også for andre postkasser) er at bruge den mystiske og lidt brugte funktion, der "arkiverer" posten, det vil sige for at holde den skjult, uden at dog slette den og beholde den ulæste meddelelser fremhævet.
Når du bruger knappen Arkiver på de valgte e-mail-meddelelser, fjernes de fra indbakken .
Arkiverede meddelelser slettes imidlertid ikke fra Gmail, men kun fra mappen med modtagne meddelelser.
Meddelelsen om en meddelelse forsvinder, selvom denne e-mail ikke er blevet læst.
I ethvert e-mailadministrationsprogram eller -program, f.eks. Gmail, er e-mails hovedsageligt opdelt i 5 sektioner:
- Indbakke skal indeholde alle modtagne e-mails, som er betydningsfulde og interessante.
- E-mail sendt med e-mails sendt til andre.
- Spam, med e-mails, der betragtes som automatisk uønskede.
- Papirkurv, slettede e-mails
- Arkiveret, alle meddelelser fjernet fra indbakken, men ikke slettet.
E- mail-beskeder, der ikke behøver at læses eller åbnes med det samme, men som stadig holdes bedre og ikke slettes, skal derfor flyttes til arkivet .
Forskellene mellem arkiverede og papirkurven e-mails er meget vigtige:
Arkiverede e-mails slettes ikke automatisk efter en bestemt periode, da de er i papirkurven, men forbliver i Gmail, indtil de manuelt slettes.
Arkiverede meddelelser er også inkluderet i generiske søgninger foretaget via Gmail-søgemaskinen, hvilket ikke er tilfældet for spam eller slettede e-mails.
Arkiverede e-mails tæller inden for grænsen for Gmail's lagerplads, men tværtimod tæller slettede e-mails ikke.
Arkiverede e-mails, som nævnt ovenfor, markeres ikke automatisk som læst, og hvis du arkiverer en e-mail uden at åbne eller læse den, forbliver den fremhævet som ulæst, selvom den ikke medtages i antallet af den mail, der skal læses.
Hvor ender de meddelelser, der er arkiveret i Gmail "> alle meddelelser ", for at vise alle e-mails indbakke og dem i arkivet alle sammen.
Hvis du bruger Microsoft Outlook, er der i stedet en Arkiv-fane for kun at gennemse dem.
E-mails, der er gemt med en etiket, vises derefter i de forskellige mapper med en etiket, både dem, som Gmail automatisk opretter og personliggør dem.
Nu hvor vi ved, hvordan vi bruger funktionen til at arkivere meddelelser, lad os se, hvordan vi bruger den til at nulstille antallet af ulæste meddelelser i indbakken .
For det første, for at arkivere alle ulæste beskeder, inklusive gamle, på én gang, uden at slette dem, kan du oprette et filter.
Tryk derefter på pil ned på Gmail-søgefeltet, tryk på knappen ved siden af Søg og læg "ulæste meddelelser".
I bunden skal du trykke på oprettelsesfilterlinket med denne søgning, bekræfte handlingen, og vælg derefter feltet "Ignorer indbakke (arkiv)" i filtervinduet.
Før du klikker på Opret filter, skal du vælge indstillingen " Anvend filter også på tidligere samtaler ".
Alle ulæste meddelelser til dato arkiveres derfor, og nummeret, der viser de e-mails, der skal læses, nulstilles.
Til sidst skal du åbne Gmail-indstillingerne ved at trykke på gearknappen øverst til højre, gå til sektionen Filtre og slette det nyoprettede filter (for at forhindre, at de næste indgående meddelelser arkiveres automatisk).
Ved at oprette e-mail-beskedsfiltre er det muligt at sikre, at e-mails fra veldefinerede adresser automatisk arkiveres, hvilket efterlader dem som ulæste.
Du kan også arkivere alle beskeder, både læste og ulæste, der er modtaget inden en bestemt dato .
For at gøre dette, søg i: indbakke før: 2016/12/31 (i dette eksempel vil jeg arkivere alle de meddelelser, der er modtaget inden 31. december 2016), tryk derefter på Opret filter til denne søgning og vælg handlingen Ignorer indbakke (arkiv ), med muligheden for at anvende filteret på alle samtaler.
I fremtiden, når du modtager en meddelelse, som du ikke behøver at læse (f.eks. En anmeldelse fra Facebook, Amazon eller andre apps), uden at slette den, kan du arkivere den direkte.
For at arkivere en e-mail i Gmail skal du bare vælge den fra listen og derefter trykke på knappen Arkiver øverst for at få den til at forsvinde fra indbakken.
Handlingen til arkivering af meddelelser kan fremskyndes på en pc ved at vælge E-mail og trykke på E-tasten på tastaturet.
I Gmail til Android kan du gå til Menu> Indstillinger> Generelle indstillinger> Gmail-standardhandling og vælge Fil (i stedet for Slet.
På denne måde skal du bare skubbe en besked til venstre eller højre for at arkivere den uden at slette den.
På Gmail til iPhone og iPad kan du også bruge knappen Arkiver, når du har valgt indbakke-meddelelser.
Hvis du ved en fejltagelse arkiverede en meddelelse, kan du nemt returnere den til din indbakke ved at kigge efter den fra listen Alle meddelelser, vælge den og derefter bruge tasten til at flytte den til indbakken .
