I kontorarbejde er der to programmer, der bruges mest: Word og Excel. At være god til disse to programmer betyder ikke, at man hverken tager en europæisk licens, som er et certifikat uden praktisk betydning, eller at man ved, hvordan man bruger hver eneste mulighed i Office-programmer.
Den vigtige ting er at vide, hvordan man bruger nogle nøglefunktioner ved udarbejdelse af dokumenter og arbejde med regneark for at være hurtige og i stand til de mest hyppige daglige operationer.
Her er 4 grundlæggende handlinger, du kan udføre med Word og Excel, som integrerer andre guider, der allerede er skrevet i denne blog.
1) Vi har allerede forklaret, hvad Excel angår, 4 ting, vi skal kunne gøre for at blive gode med regneark .
Ved denne lejlighed fodrer vi den artikel, hvor vi taler om automatisk fyldning af cellerne, hvilket er en vigtig operation at kende for at arbejde på alle niveauer.
For at bruge automatisk udfyldning skal du blot indtaste et nummer i en celle og det følgende straks nedenfor.
Tryk derefter på musen på hjørnet af den anden celle, hvor der er en lille firkant markeret, og træk nedad og hold den nede for at se, at de andre celler udfyldes med rækkefølge.
Sekvenserne kan være tal, datoer eller endda mere komplekse formler.
For eksempel, hvis du har flere kolonner med tal, kan du gennemsnit alle værdierne for den kolonne ved at skrive den relative formel i den nederste celle.
For at gennemsnit antallet af de andre kolonner, skal du bare bruge det automatiske udfyldningssystem ved også at trække firkanten i de tomme celler ved siden af den for at foretage den samme beregning i bunden af hinanden kolonne.
Når du slipper musen efter at have trækket hjørnet af den udfyldte kolonne på de tomme, har du gennemsnittet af numrene for hver celle.
Hvis du vil lære mere om Excel's automatiske udfyldning, kan du læse den meget komplette Microsoft-webstedsguide.
2) Administrer nemt data med pivottabellen
Det er også værd at huske, hvordan drejeborde er lavet, som er absolut uundværlige på Excel.
Pivottabellen er tilgængelig under menuen " Indsæt ".
Hvis du klikker på pivottabelikonet efter at have markeret en hel datatabel (inklusive overskrifter), analyserer værktøjet dataene og fører dem til et nyt ark, hvor du kan manipulere kolonnerne på forskellige måder.
Det bliver muligt at vælge de kolonner med data, der skal analyseres, og vælge, hvordan man skal manipulere dem, for eksempel til gennemsnit.
Brug af en pivottabel sparer meget tid, så du kan bruge funktioner automatisk.
3) Lad os nu gå videre til Microsoft Word, det mest anvendte program i verden til at skrive dokumenter.
Skrivning er ikke svært, men formatering af teksten og gengivelse af den på en bestemt måde på arket kan gøre dig skør.
Der er to ting, du har brug for for at kunne gøre med Word: styring af overskrifter og sidelayout og tekstformatering.
Overskrifter er vigtige for at gøre afsnitoverskrifterne ens i dokumentet.
Det er vigtigt at designe overskrifter i Word for ikke at skulle gentage dem hver gang for hvert nyt dokument.
Overskrifter kan formateres fra menuen "Indsæt" ved at vælge ikonet "Header".
Ved hjælp af overskrifter kan du redigere alle sider i et dokument på én gang.
Denne hjælpeside forklarer, hvordan du indsætter dokumentoverskrifter og sidefødder.
4) Sidelayoutstyring
En anden ting, som enhver person, der arbejder med Word, skal vide, er, hvordan man opsætter og forhåndsviser formatet på en side i et dokument.
Nogle af de sideværtsrelaterede værktøjer er i menuen " Indsæt ".
Herfra kan du tilføje "Sidetall" for at automatisere og administrere sidetal.
I menuen " Sidelayout " er der forskellige formateringsindstillinger til automatisk at styre marginalerne.
Valgmulighederne på sidekanten giver dig på den anden side mulighed for manuelt at ændre margenerne på dokumentet til venstre og højre.
Med hensyn til Word henviser jeg til to andre guider i denne blog om de væsentligste opfattelser og kendskab til de vigtigste handlinger, der skal bruges:
- 5 nyttige funktioner til at bruge Word på en professionel og hurtig måde
- Vejledning til formatering af teksttekst: stilarter, sektioner og afsnit
